Documentación de los procedimientos e Implementación de metodologías ágiles. Este proyecto pretende abarcar dos ámbitos importantes:
1) la fuga de conocimiento debido a las inminentes jubilaciones
2) La agilidad y la gestión de los proyectos a través de metodologías ágiles de trabajo.
Muchos ayuntamientos no pueden contabilizar ni el volumen de trabajo ni cómo se realiza. Con este proyecto se intenta analizar los procesos de trabajo, aprovechar para mejorarlos y eliminar procedimientos muy complicados, añadiendo valor al saber el volumen de trabajo por área.
Mapa de actores:
- Políticos
- Secretario
- Interventor
- Responsables de las áreas
- Jefes de servicio
- Técnicos
- Técnicos auxiliares
- Administrativos
- Auxiliares administrativos
- Conserjes
- Consultoría de formación de metodología de procesos y ágil
- Ciudadano
Plan colaborativo:
1- Formación a los cargos de comando con la empresa de consultoría, para que puedan entender los beneficios de seguir la metodología ágil y la importancia de parametrizar los procedimientos de trabajo.
2- Realizar equipos por áreas y temáticas, para poder realizar formaciones de estas metodologías a los empleados. Sería una formación de 15 horas a realizar por la consultoria. Para poder realizar los procedimientos por equipos colaborativos, se deberían hacer talleres con las personas involucradas en un procedimiento, de este modo se podría poner en común con las personas de la misma área o temática las mejoras propuestas. La empresa acompaña durante el primer taller, luego ya seremos capaces de caminar solos.
3- Reuniones de trabajo para presentar las mejoras de los procedimientos y su agilidad entre departamentos. Brainstorming.
4- Reunión de cargos de comando para evaluar los resultados.
5- La empresa consultora nos deberia hacer una hoja de ruta para ayudar a cómo introducir dichos cambios en la corporación.
6- Evaluación de los resultados en 3 meses, impacto en los trabajadores y su grado de satisfacción, evaluación cara al ciudadano, para ver si se nota la mejora en la gestión interna y agilidad en la tramitación.
7- Reevaluación de los procesos, brainstorming con los empleados, ¿podemos agilizar más los procedimientos? Volver a formar talleres con los empleados para la mejora continua de los procedimientos."
Una vez introducidos estos cambios, tendriamos una organización mas ágil y unos trabajadores mas implicados.
Aportes de cada actor:
-Trabajadores:la participación transversal en el proyecto tanto de areas como de cargos, ayudara a tener un proceso mas limpio y mas optimo, ya que todo participante en una tarea tiene que ser escuchado, por ello el conjunto de opiniones sera gratificante para el mapa de los procedimientos.
- Ciudadano: con su evaluación solo a los 3 meses, podremos ver si los resultados con los esperados, y sino lo son, podremos escuchar las peticiones o quejas para poder mejorar en el modelo de canvio continuo al que se somete el procedimiento.
- Consultora: ayudara a tener un modelo de procedimientos, enseñando y motivando con las metodologias agiles, y hacer ver a los empeados como un pequeño cambio a tiempo, da mucho mejor retorno.
-Políticos: Los haremos participes de la mejora de los procedimientos y su agilidad, con un resultado notable sobre la visión que tiene el ciudadano de los servicios públicos. Tendran una administración mas eficaz.
Reflexión
Aspectos positivos:
- Evaluación de los procesos constantemente
- Documentación de los procesos, facilitando el traspaso de conocimiento
- Agilidad en la tramitación
- Tableros de proyectos
- Evaluación continua de los procesos, buscando oportunidades de mejora.
- El ciudadano nota la mejoría en la tramitación, y la respuesta clara delante una consulta.
Aspectos negativos:
- Se debe dedicar mucho tiempo en la primera implementación.
- Gasto público importante en consultoria, para el inició del proyecto.
- Capacitación para los empleados públicos.
- Empleados con rechazo al cambio.
El hecho de evaluar los procedimientos de manera continua, provocara agilidad de tramitación y mejora del tiempo de respuesta. Por ello, creo que el trabajador será más productivo y mas ágil, provocando mas bienestar en el trabajo. Se podrá controlar mediante mecanismos de metodologías agiles, el volum de trabajo de cada departamento, incluso siendo capaces de balancea las cargas de trabajo en algunos departamentos.
Todo y el rechazo que muchas veces hay a los cambios, creo que todo y encontrar resistencia, al final, todos navegaran hacia el mismo sentido.
Este proyecto, en muchas de las administraciones publicas es necesario, ya que muchos trabajan por lo que le explica un compañero, o por que toda la vida se había hecho así. La inversión económica que representa, será una parte importante, pero recogerá sus frutos de manera inmediata.
